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你的效率,正在被这5个错误一点点扼杀

      如果你有时会对自己在工作中所取得的成就感到沮丧,那么你并不孤单。研究表明,只有26% 的人在离开办公室时完成了他们设定的任务。感觉自己一直很忙,但没有做任何重要的事情,这种感觉很常见。当然,生活并不是要我们成为一个高效的机器人,每一秒的效率都是最优化的。但是,我们大多数人的确都希望在追求关键目标和解决重要问题时,能感到有条有理和高效清晰。一个有效的方法是,先去了解我们常犯的心理错误,这些错误通常会使我们无法集中精力,完成有意义的工作。以下是五个常见的错误:


  1.你高估了自己每天的专注时间。长期的创意性项目、战略思考、培养技能和发展职场关系都需要集中大量的注意力。人们很容易乐观地认为自己有一整天或者有好几个小时的时间来处理这类工作,然后按照这一假设来安排自己的优先级。然而,对于我们中的许多人来说,会议、电子邮件、Slack软件、电话和“快速问答”占据了我们办公中相当大的一部分时间。时间监测软件RescueTimes收集的数据显示,人们每天不受打扰的时间只有少得可怜的1小时12分钟。


  如果你意识到自己专注于工作的时间的确有限,那么你就要更坚决地安排自己的绝对优先事项,并保证自己在特定时段不受干扰。当你有60到90分钟的空闲时间时,试着把注意力集中在更宏大的目标上(尽管把注意力集中在时间紧迫的日常工作上可能很诱人)。同时记住,即使是那些复杂又重要的项目,通常也会有一些与之相关的琐碎任务(例如在写书的时候查找参考资料等),而这些任务也不需要太多的注意力和创造力。为了在有限的时间内完成更艰巨的工作,你可以给自己列个清单,把这些琐碎的任务安排在会议的15分钟间隙时间,或者可能会被干扰的更长的空闲时间里。


  2.你忽视了那些看起来太无聊或太简单、但却已经被证明可持续的方法。如果你阅读了大量关于自我如何提高工作效率的材料,你可能已经熟悉了认知行为心理学的许多核心概念。举个例子,如果你形成了“执行意图”,你就更有可能坚持到底。这需要你好好计划何时何地完成任务,以及如何克服即将遇到的困难。同样的,你可能已经读过这样一些文章,主要是关于你一天之中所做决定的数量将多大程度减少你的精神疲劳,并提高意志力。而且,你可能知道,当你把任务变得更简单的时候,你更有可能着手去做,比如从确保你手头有所需的材料开始。然而,一旦我们听说了这些原则,我们通常会把它们当作“老生常谈”来处理,即使我们还没有完全执行或者根本还没有尝试过这些方法。


  对于每一个重要的项目,你都要定义好下一步的行动,并准备好所需要的一切。举个例子,如果你想录下自己排练重要演讲的视频,就要准备好场地,做一分钟的测试录音,并确保你的录音设备有足够的存储空间。如果你在开始的时候就排除了这些实际障碍,它们就不会占用你的专注时间。


  如果你喜欢把自己看成是一个特别的或独一无二的人,你可能会发现简单的方法并不能很好地满足你的需求,因为你不喜欢把自己视为和他人一样的个体。这是陷阱。也许你所采用的策略虽然无聊,但却是简单可行的。你要更善于创造性地应用简单的方法,而不是费尽心思寻找复杂的方向。


  3.你以一种孤注一掷的方式去思考变化。我们总觉得改变某个习惯能提高我们的工作效率,但在心理上却抗拒这样做。举个例子,你可能认为充足的睡觉有助于提高工作效率,但你是个夜猫子,不喜欢别人建议你早点上床睡觉。不要坚持那些你抗拒去做的事情,而是去寻找那些看上去不是什么大事,却是你愿意做出的改变。把家里的灯调成自动变暗,在电子设备上使用蓝光过滤器,或者花工作日的最后30分钟来计划第二天的工作(进行过渡),可能会帮助你毫不费力地提前10-15分钟入睡。然而,如果你认为你必须在睡觉时间上做两个小时的调整,或者你只是专注于你不想放弃睡前玩手机这件事,你就不会做出任何改变。收集那些不会让你内心抗拒的“微小胜利”。当你成功做出了一些细微的改变时,你继续改变的意愿可能会自然而然地倍增。


  4.你忘了如何处理周期性但不频繁的任务。如果你每天都要做同一项任务,你可能会有一个高效的方法来完成。如果你一年做一次或几次,那你可能不会制定高效的策略。在《健康思维工具》一书中,我曾写到,每次我需要清洁打印机硒鼓时,我都要花至少10分钟在网上找清洁说明。


  现在,我把这些说明保存在发送给我自己的一封电子邮件里,标题是“如何清洁打印机硒鼓”。这样我就不用一次又一次地经历找打印机型号、在谷歌上搜索等步骤。在你完成了以后需要重复进行的任何步骤后,给自己写下最高效的方法指引,并把它们保存在一个容易搜索的地方。


  5.你低估了片段时间/精力流失的成本。跟不花时间相比,每天花一点时间在重要但不紧急的大计划和(或)提高你的技能上,这通常足以显著提高你的整体产出。同样,微小时刻和精力流失产生的负面影响也比人们想象的更大。花十分钟找钥匙或者回复一封不需要立即回复的邮件,本身就无关紧要。然而,很多这样的小事就会扰乱你的节奏,强化你的负面认同,而且通常会消耗你的精力。当你系统性(例如,减少不必要的决策,简化任务流程和本身,批量处理,自动化处理,外包,或使用清单)处理片段时间/精力流失时,你会体验到思维清晰的好处,这样做远远超过节约的时间。


  虽然文中的技巧不能解决你所有的效率问题,但它们可以帮助你更好地完成最重要的事情。


  关键词:效率自管理


  Alice Boyes|文


  Alice Boyes,临床心理学博士、作家,著有《健康思维工具》和《焦虑工具》。


  华小鹭|译  周强|校